Ik ben goed in vorm. Ik ben ook wel goed in inhoud, maar ik ben vooral goed in vorm. Sinds ik ben gaan werken op een kantoor waar men veel doet met computers, is dit een erg handige eigenschap gebleken. Veel mensen, veel e-mails, veel digitale documenten, veel opslagplekken, veel afstand (in taalniveau, in begrip van inhoudelijke materie, in computervaardigheden, tussen werkplekken, in manieren van naar de wereld kijken, etc.), en veel snelheid of druk.
Dit maakt dat een wazig begrip als ‘communicatie’ ongelofelijk belangrijk wordt voor het soepel en
efficiënt functioneren van het geheel. Het is bijvoorbeeld niet erg handig om een document per e-mail naar 30 personen + 6 gremia te sturen (waarvan de secretarissen het per gremium weer doorsturen naar 25 personen) met als onderwerp ‘FW:’, als documentnaam ‘Document.pdf’ en als begeleidend schrijven ‘Hierbij het beloofde document.’ Het is ook niet erg slim om als je in Kollummerpomp of Apekutteveen in een blanco format beschrijft hoe het er daar voor staat, dat format dan vervolgens op te slaan als ‘Blanco format.doc’, en het dan in die vorm te verspreiden naar mensen die erop zitten te wachten, maar die ook nog uit tig andere regio’s ‘Blanco format.doc’s ontvangen. Tenslotte, maar dit zijn zonden voor gevorderden, getuigt het ook niet van veel begrip voor de ontvanger van je brouwsel, als je een excel-document opslaat terwijl je tabblad 48 open hebt staan, met de cursor op cel Z14 (terwijl de lezer toch echt bij tabblad 1 en cel A1 moet beginnen). Of als je niet even kijkt bij ‘Afdrukvoorbeeld’ hoe het ding elders printers uit gaat rollen. Voor je het weet zit je ontvanger namelijk met 20 loze A4tjes met 1 rij of 1 kolom, of met 4 A4tjes voor 1 tabel terwijl die makkelijk op 1 blaadje had gekund.
Het klinkt wellicht als overmatige
miereneukerij, of zoals wij graag zeggen: punaisepoetserij, maar het gebeurt. En er zijn schijnbaar bergen consultants die hun geld verdienen met het trainen van mensen om dit anders te leren doen.
Een ander favoriet vorm-onderwerp is de presentatie. Tegenwoordig is het gebruik van powerpoint en beamer verplicht. Maar weet je nog, vroeger, toen er nog geen beamers in college- of vergaderzalen hingen, toen werkte we met dingen die
overheadprojectors heetten. Moest je een presentatie doen, dan printte je wat info op zo'n plastic sheet, en die legde je dan tijdens je presentatie, terwijl je ‘m soms nog lossscheurde van het witte A4'tje waar ie aan vast zat, op de glazen plaat van de overhead-projector. Teveel info op zo’n sheet was een doodzonde: 7 regels, max.
De laatste jaren heeft
powerpoint deze rol overgenomen. Prachtig middel, mits goed gebruikt. Bij het klussen van een goede presentatie dien je ook weer vooral aan je publiek te denken. Dus niet, wat kàn ik allemaal vertellen, maar wat is er nódig om de boodschap over te brengen en mijn doel te bereiken? Hier ook weer: vorm, vorm, vorm. Niet 20 regels tekst op een sheet waardoor het gaat lijken op een word-document. Niet de kop op de volgende sheet op een iets andere plek in een iets ander kleurtje. Niet een opsomming op de ene sheet met nummers, op de andere met sterretjes, en op de laatste met pijltjes. Niet zinnen gebruiken die grammaticaal incorrect zijn, of die drie regels duren. Niet wisselen van lettertype of lettergrootte als het geen nut heeft. Gewoon niet doen. Is je ontvanger niet blij mee. Doel gemist.
Ook hier geldt waarschijnlijk dat de consultants er wel bij varen.
Zoals gezegd, ik ben hier wel goed in. Natuurlijk, ik save m’n excel-files ook weleens met de cursor op de verkeerde plaats. Maar ach, denk ik dan na verzending, niemand die het opvalt. Het is een ware verademing om te praten met gelijkgestemden op dit vlak, de ‘
vorm-maffia’ noem ik ons. Altijd een feest van herkenning!
Ik denk ook dat het goed is om er aandacht aan te besteden, zeker in grote, bureaucratische organisaties. Waar tijd geld is, is het niet efficiënt om 150 man een e-mail én een document te laten hernoemen, om een project te laten vertragen omdat een onduidelijke presentatie niet overtuigend was, of om iets opnieuw te typen omdat je het per ongeluk opsloeg in de temporary files. Tijd dus maar voor een training, wie vraagt er een offerte aan?
En toch. Als alles er beter en efficiënter van wordt als we het zo gaan doen met z’n allen, waarom voel ik dan zo’n groeiend ongemak bij deze manier van doen? Als mijn collega’s en ik onze samenwerking verbeteren doordat de frustratie over onduidelijke e-mails, wazige presentaties en zoekgeraakte documenten verdwijnt, waarom dan toch die aarzeling?
Voorlopig antwoord: Omdat deze nadruk op logische, structurele (omgangs)vormen voelt als een volgende vergroting van het terrein van de ratio, van het mechanische.
Mens ≠ Machine, toch?
Er was eens een man. Die het koud had op de bank. Hij kocht een fleecedeken bij de Ikea en had het een tijdje wat warmer op de bank. Maar het was wel wat onhandig bij het eten van zijn prak. Een handige buurvrouw naaide twee mouwen aan zijn deken. Snuggy was geboren. En deed het goed met Sint 09. 
Er was eens een ambtenaar. Die wilde een snelle trein tussen Amsterdam en Parijs. Het hele land ging er voor op de schop. Ook station Lage Zwaluwe. Het mooie oude gebouw verdween en er verrees een industrieel uitziend spoorgebouwcomplexding. Met lange loopbrug over het nieuwe spoor. Inmiddels ligt dat te roesten, en rijdt de semi-snelle trein snel langs het oude perron.
Er was eens een stad. Die actief was op het gebied van city-marketing. De bescheiden schoonheid van de stad moest verkocht worden. Banners in de winkelstraten, en bij het station. Beelden van oude prominenten sieren de straten. En dit seizoen: een ijsbaan. Niet zomaar een ijsbaan, maar bij gebrek aan ijs op de gracht, kwam de ijsbaan op de gracht. Best leuk, op zich.
