14 november 2009

‘Vorm’ of ‘091114 Blog cheruchan – Vorm.doc’

Ik ben goed in vorm. Ik ben ook wel goed in inhoud, maar ik ben vooral goed in vorm. Sinds ik ben gaan werken op een kantoor waar men veel doet met computers, is dit een erg handige eigenschap gebleken. Veel mensen, veel e-mails, veel digitale documenten, veel opslagplekken, veel afstand (in taalniveau, in begrip van inhoudelijke materie, in computervaardigheden, tussen werkplekken, in manieren van naar de wereld kijken, etc.), en veel snelheid of druk.

Dit maakt dat een wazig begrip als ‘communicatie’ ongelofelijk belangrijk wordt voor het soepel en efficiënt functioneren van het geheel. Het is bijvoorbeeld niet erg handig om een document per e-mail naar 30 personen + 6 gremia te sturen (waarvan de secretarissen het per gremium weer doorsturen naar 25 personen) met als onderwerp ‘FW:’, als documentnaam ‘Document.pdf’ en als begeleidend schrijven ‘Hierbij het beloofde document.’ Het is ook niet erg slim om als je in Kollummerpomp of Apekutteveen in een blanco format beschrijft hoe het er daar voor staat, dat format dan vervolgens op te slaan als ‘Blanco format.doc’, en het dan in die vorm te verspreiden naar mensen die erop zitten te wachten, maar die ook nog uit tig andere regio’s ‘Blanco format.doc’s ontvangen. Tenslotte, maar dit zijn zonden voor gevorderden, getuigt het ook niet van veel begrip voor de ontvanger van je brouwsel, als je een excel-document opslaat terwijl je tabblad 48 open hebt staan, met de cursor op cel Z14 (terwijl de lezer toch echt bij tabblad 1 en cel A1 moet beginnen). Of als je niet even kijkt bij ‘Afdrukvoorbeeld’ hoe het ding elders printers uit gaat rollen. Voor je het weet zit je ontvanger namelijk met 20 loze A4tjes met 1 rij of 1 kolom, of met 4 A4tjes voor 1 tabel terwijl die makkelijk op 1 blaadje had gekund.

Het klinkt wellicht als overmatige miereneukerij, of zoals wij graag zeggen: punaisepoetserij, maar het gebeurt. En er zijn schijnbaar bergen consultants die hun geld verdienen met het trainen van mensen om dit anders te leren doen.

Een ander favoriet vorm-onderwerp is de presentatie. Tegenwoordig is het gebruik van powerpoint en beamer verplicht. Maar weet je nog, vroeger, toen er nog geen beamers in college- of vergaderzalen hingen, toen werkte we met dingen die overheadprojectors heetten. Moest je een presentatie doen, dan printte je wat info op zo'n plastic sheet, en die legde je dan tijdens je presentatie, terwijl je ‘m soms nog lossscheurde van het witte A4'tje waar ie aan vast zat, op de glazen plaat van de overhead-projector. Teveel info op zo’n sheet was een doodzonde: 7 regels, max.

De laatste jaren heeft powerpoint deze rol overgenomen. Prachtig middel, mits goed gebruikt. Bij het klussen van een goede presentatie dien je ook weer vooral aan je publiek te denken. Dus niet, wat kàn ik allemaal vertellen, maar wat is er nódig om de boodschap over te brengen en mijn doel te bereiken? Hier ook weer: vorm, vorm, vorm. Niet 20 regels tekst op een sheet waardoor het gaat lijken op een word-document. Niet de kop op de volgende sheet op een iets andere plek in een iets ander kleurtje. Niet een opsomming op de ene sheet met nummers, op de andere met sterretjes, en op de laatste met pijltjes. Niet zinnen gebruiken die grammaticaal incorrect zijn, of die drie regels duren. Niet wisselen van lettertype of lettergrootte als het geen nut heeft. Gewoon niet doen. Is je ontvanger niet blij mee. Doel gemist.

Ook hier geldt waarschijnlijk dat de consultants er wel bij varen.

Zoals gezegd, ik ben hier wel goed in. Natuurlijk, ik save m’n excel-files ook weleens met de cursor op de verkeerde plaats. Maar ach, denk ik dan na verzending, niemand die het opvalt. Het is een ware verademing om te praten met gelijkgestemden op dit vlak, de ‘vorm-maffia’ noem ik ons. Altijd een feest van herkenning!

Ik denk ook dat het goed is om er aandacht aan te besteden, zeker in grote, bureaucratische organisaties. Waar tijd geld is, is het niet efficiënt om 150 man een e-mail én een document te laten hernoemen, om een project te laten vertragen omdat een onduidelijke presentatie niet overtuigend was, of om iets opnieuw te typen omdat je het per ongeluk opsloeg in de temporary files. Tijd dus maar voor een training, wie vraagt er een offerte aan?

En toch. Als alles er beter en efficiënter van wordt als we het zo gaan doen met z’n allen, waarom voel ik dan zo’n groeiend ongemak bij deze manier van doen? Als mijn collega’s en ik onze samenwerking verbeteren doordat de frustratie over onduidelijke e-mails, wazige presentaties en zoekgeraakte documenten verdwijnt, waarom dan toch die aarzeling?

Voorlopig antwoord: Omdat deze nadruk op logische, structurele (omgangs)vormen voelt als een volgende vergroting van het terrein van de ratio, van het mechanische. Mens ≠ Machine, toch?

4 opmerkingen:

Frank zei

Interessant stuk, mijn reactie:

De zaken die je bespreekt zijn enkel problemen veroorzaakt door niet goed functionerende software. We moeten niet willen dat we mensen gaan trainen om informatie beter te organiseren. Software moet zo ingericht zijn dat het de mens ook op dit vlak dient. Goed voorbeeld is Gmail dat het ordenen van mailtjes in allerlei mailtjes overbodig maakte.

cheruchan zei

Frank,,, UR-Frank neem ik aan? :)

Gedeeltelijk eens. Software a la G-mail kan denk ik veel oplossen, zeker qua archivering. Maar het geven van goede onderwerpen aan mails maakt het ontvangen van mails zelfs in G-mail duidelijker.

En dan heb je het nog niet eens over de presentaties..

En ben ook wel benieuwd wat je van mijn voorlopige antwoord vindt ;)

machiruda zei

Ah, als we het over presentaties hebben - heb recent de 10-20-30 regel geleerd:
10 slides
20 minuten
30 font tekst

moet het nog eens testen... maar klinkt als potentieel heel werkbaar.

Anoniem zei

Ja, waarschijnlijk dus het is